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GOOGLE POUR LES ASSOCIATIONS : Une solution gratuite pour réussir sa transition numérique

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GOOGLE POUR LES ASSOCIATIONS : Une solution gratuite pour réussir sa transition numérique

G Suite propose à votre association, différents services à utiliser gratuitement : Gmail, vous permettant d’avoir accès à une boîte de messagerie en ligne, Google Agenda sera nécessaire pour vos planning, tâches à réaliser, rendez-vous, et Google Drive sera essentiel à la protection de vos données et vous bénéficierez d’un stockage gratuit.

Aujourd’hui où il existe de nombreux outils différents pour accomplir essentiellement la même tâche, cependant Google se démarque en proposant tout le contraire : plusieurs outils réalisant différentes tâches bien distinctes. En plus d’être puissants les outils Google, sont pour la majorité gratuits ou à bas coûts. C’est pour cela que de nombreuses entreprises optent pour leur utilisation au sein de leur établissement.

Nous allons vous conseiller des outils Google adaptés aux associations, afin d’améliorer certaines caractéristiques liées à votre développement. Ces derniers répondront aux besoins en gestion de données, en gestion de projet collaboratif (organisation d’évènements), en communication et design.

 

 

 

 

RESTEZ EN CONTACT AVEC VOTRE COMMUNAUTÉ DE BÉNÉVOLES : GMAIL, communiquez facilement et efficacement

 

Avant de pouvoir bénéficier de cet outils il faut avoir un compte Google ou si ce n’est pas le cas, le créer. Gmail fait parti des nombreux outils G Suite mis à la disposition des associations. Ce système de messagerie a le mérite d’être intuitif, gratuit et s’accompagne de très nombreuses fonctionnalités (boutons d’action rapide, alerte des e-mails classés “importants”, etc). Vous pouvez ainsi séparer vos e-mail personnels de ceux de votre organisme.

De plus vous avez accès à votre messagerie à tout moment en tout lieu, car Gmail offre une fonctionnalité de base permettant la synchronisation avec tous vos appareils (portables, tablettes, ordinateur, etc). Ce qui avantage votre réactivité et votre disponibilité auprès de vos adhérents.

Plus de problème de spams également, Gmail a anticipé ce problème en créant des onglets séparés : un dédié à vos messages, un autre réservé aux réseaux sociaux et un dernier pour toute publicité.

Mis à part ses fonctionnalités révolutionnaires, Gmail vous donne accès à de nombreuses applications tel que Hangouts qui vous permettra de passer des appels audios et vidéos à plusieurs et Google Drive une puissante plateforme de stockage et synchronisation de fichiers. Toutes ces capacités sont gratuites et en plus vous bénéficiez de stockage de 15Go sans moindre coût.

 

 

 

REMPLISSEZ VOS MISSIONS DANS DES DÉLAIS ANTICIPÉS : Google Agenda, création, partage, organisation de votre emploi du temps

 

Gagnez du temps, organisez vos rendez-vous, remplissez vos tâches dans un délai imparti, tout cela est possible à partir d’un outil pratique et gratuit : Google Agenda. Plus qu’un calendrier il a une fonction de secrétaire électronique. Il vous permet de planifier vos évènements (manifestations, collectes de fonds, etc) mais en plus de les partager avec vos contacts et vos adhérents. Cependant pour avoir accès à toutes ces fonctions il faut avoir un compte Google ou bien en créer un.

En plus de créer vos rendez-vous ou événements, vous avez la possibilité de les personnaliser par des couleurs et icônes. Vos rappels peuvent se faire par notifications : SMS ou e-mail.

Votre agenda est disponible gratuitement, et peut être synchronisé sur votre ordinateur, tablette, ou portable. Cependant il est requis d’avoir une connexion internet pour bénéficier de ces propriétés, si ce n’est pas le cas vous pouvez toujours consulter votre planning en mode lecture sans le modifier ni le partager.

Si vous souhaitez planifier un rendez-vous avec un tiers ou un membre de votre organisme, il vous suffit de lui envoyer une invitation pour connaître ses disponibilités par rapport à la date que vous lui proposez. En cas de réponse négative, vous pouvez répéter le même processus d’invitation pour lui proposer une date différente de la précédente selon votre organisation.

 

 

 

GÉRER SES DONNÉES PHOTOS ET VIDÉOS : Google Photos, création et synchronisation de vos visuels

 

Une gestion collaborative des visuels est devenue aujourd’hui plus que nécessaire, cela permettra à votre association d’optimiser son efficacité, de gagner du temps et de ne pas en perdre. Google Photos est un outil répondant bien aux besoins collaboratifs, à la problématique du coût  mais également à la problématique du stockage. En effet, cet outil est gratuit donc aidera votre organisation à faire des économies tout en étant productif. De plus vos réalisations visuelles : photos et vidéos seront stockées en toute sécurité et vos collaborateurs auront un accès libre à ces fichiers, afin de pouvoir les exploiter en temps voulu et rapidement.

Simple d’utilisation et facile d’accès la plateforme se présente ainsi :

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Google photo est doté d’un stockage gratuit, illimité et sécurisé mais pas que ! En effet concernant la gestion de vos photos et vidéos c’est un as. Il organise automatiquement vos fichiers, grâce à un système d’identification de classement par lieux, par thèmes ou par types généré par Google. Lors de la requête de l’un de vos fichiers il vous suffira simplement de taper l’un de ces éléments dans la barre de recherches mise à votre disposition pour trouver l’album souhaité.

Cependant la synchronisation elle, ne se fait pas de manière spontanée, cette fonction doit être activée afin que vos clichés soient synchronisés quelque soit  l’appareil utilisé (téléphone, tablette, etc).

Vous pouvez créer vos propres albums, vos propres films et histoires, mais aussi les modifier à l’aide de filtres très pratiques sans qu’il soit nécessaire de maîtriser des outils professionnels tel que Photoshop.

 

 

GAGNER EN VISIBILITÉ : Google My Business, référencement de votre association

De nos jours, il est important pour une association de stimuler son référencement local et booster la visibilité de son organisme. Google my Business est un outil gratuit, simple et pratique vous permettant d’être vu par les internautes que vous souhaitez atteindre. Plus de la majorité des utilisateurs ne consultent que la première page des résultats pour leur requête, d’où la pertinence de l’outil.

Une fois que l’internaute entre le nom de l’organisme qu’il désire consulter, il voit apparaître directement en haut à droite des résultats un encadré contenant un ensemble d’informations exhaustives : les coordonnées de l’association, le lieu de la structure, les avis laissés. C’est un moyen rapide, simple et adapté pour l’utilisateur.

 

Voici 3 raisons d’utiliser Google My Business pour votre association :

  • Vous profitez d’une publicité gratuite pour une bonne visibilité,

Vous allez pouvoir promouvoir votre association gratuitement, vos informations seront présentées sous forme de carte de visite à droite de la page de résultats Google. Vous pourrez illustrer votre fiche en ajoutant des photos intéressantes en lien avec votre activité (manifestation pour collecte de dons par exemple). Plus vos renseignements seront riches et pertinents, plus votre établissement suscitera alors de l’intérêt pour vos potentiels adhérents ou financeurs. Une page Google My Business améliore votre visibilité et contribue à votre référencement sur Google Maps. Cependant il est nécessaire de mettre à jour les informations sur votre association.

 

  • Vous communiquez avec vos adhérents,

L’interaction est très importante pour le bon développement de votre association. Grâce à votre fiche Google My Business, vos souscripteurs peuvent laisser des questions des avis et des commentaires; votre rôle est d’y répondre afin d’installer un climat relationnel. De ce fait leur annotation n’est pas à négliger. Entretenir une interaction avantagera votre e-réputation et par conséquent l’image de votre organisme.

 

  • Vous obtenez les statistiques,

Cela vous permettra de connaître l’activité de vos adhérents sur votre fiche. Vous pourrez avoir accès aux résultats de leurs actions : s’ils ont cliqué sur l’adresse de votre structure ou votre numéro de téléphone ou bien quelles photos ont-ils visualisé, etc. Des éléments clés qui vous aideront par la suite lors de vos campagnes publicitaires, pour un évènement à venir, un rassemblement associatif, une collecte de fonds par exemple.

 

GESTIONNAIRE DE DOSSIERS COLLABORATIFS : Google drive, stockage et sauvegarde bureautique

Communiquez plus efficacement avec vos adhérents, collaborez à n’importe quel moment et n’importe où, restez facilement en contact et protégez les données de l’organisme en toutes circonstances, tout cela avec un seul outil : Google Drive.

Cet outil innovant vous permet

d’accéder à tous vos fichiers documentaires, il est doté d’un espace de stockage gratuit et sécurisé : vos photos, vos vidéos et vos documents sont bien gardés. Vous pouvez partager ou envoyer des fichiers volumineux sans moindre coût.

Google Docs étant complémentaire à Google Drive vous avez la possibilité de créer des documents (traitement de texte), des feuilles de calculs (création de tableaux), des présentations (diaporama). Plusieurs membres de l’organisme peuvent accéder à ces fichiers : les modifier et travailler à plusieurs dessus.

 

Voici comment se présente Google Docs pour votre traitement de texte :

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Voici comment se présente Google Slides pour vos diaporamas :

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Voici comment se présente Google Sheets pour vos feuilles de calculs :

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Cependant, collaboratif ne veut pas dire collaborer avec tout le monde, vous avez à votre disposition une option “PARTAGER”, qui vous permet de définir qui peut modifier, visualiser, ou commenter un document commun. Toute modification est enregistrée automatiquement et vue par tous les collaborateurs en temps réel. De plus une notification vous est envoyée lorsqu’un membre répond à l’un de vos commentaires laissés. Pour avoir accès à un contenu il faut être invité par son créateur et non par l’un des invités, le document n’est donc pas public d’origine.

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Google Drive vous permet d’accéder à vos fichier à distance quelque soit l’appareil : téléphone portable, ordinateur, tablette. Lors de vos déplacements plus besoin de se balader avec un stockage externe : clé USB, disque dur, etc. Tous vos fichiers vous sont accessibles et disponibles sur le web en toute sécurité.

En plus d’être synchronisés vos fichiers sont organisés et trouvables facilement, car Google Drive est muni d’un moteur de recherches très efficace. Vous pouvez retrouver vos fichiers à l’aide de mots-clés ou par type.

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Vous êtes un professionnel ou une association en Martinique, Guadeloupe ou Guyane et vous souhaitez vous former sur les logiciels collaboratifs Google.

Awitec dispense des formations sur les réseaux sociaux et en particulier sur Google. Nous sommes un partenaire privilégié des Chambres de Commerce et d’Industrie et des Chambres des Métiers de l’Artisanat aux Antilles Guyane.

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